Lo studio si avvale della collaborazione e dell’esperienza di Controller esterni, insieme a tali figure insedia un sistema di controllo aziendale attraverso l’utilizzo di pratici e dedicati programmi.
Il controllo di gestione è un insieme di tecniche e strumenti necessari per la pianificazione e controllo dell’andamento aziendale e per aiutare il management a fissare obiettivi futuri.
L’attività di controllo è costituita delle seguenti fasi:
- Riclassificazione del Bilancio
Lo scopo della riclassificazione è semplificare i prospetti di Conto Economico e Stato Patrimoniale. I programmi di contabilità sono concepiti per finalità fiscali. Occorre configurare i dati con dei prospetti ad hoc che raggruppino ad esempio i costi fissi e variabili. Con un colpo d’occhio si deve poter distinguere le spese correnti, dagli investimenti (ammortamenti e leasing)
- Analisi comparata
Con i dati di un bilancio annuale si possono analizzare alcuni fattori. Se però gli stessi dati vengono incolonnati a fianco a quelli dell’anno precedente si possono misurare le variazioni. Con i bilanci riclassificati il confronto può esser fatto anche su 5 o più esercizi. Questo consente di allargare la prospettiva e osservare alcuni fenomeni che rischiano di sfuggire all’occhio di chi è focalizzato sulla gestione quotidiana. È un po’ come vedere la strada dal satellite. Chi è alla guida deve guardare la strada davanti a sé, ma ogni tanto è necessario conoscere la traiettoria sta seguendo, per capire dove sta andando l’azienda.
- Bilancio previsionale, ovvero il budget
La predisposizione di un budget è un’operazione che consente all’imprenditore di visualizzare il bilancio dell’anno successivo. I ricavi sono la variabile più complessa da stimare, tuttavia si può iniziare facendo l’ipotesi di un esercizio corrente in linea con quello precedente. Dal lato dei costi ce ne saranno alcuni nuovi e altri che non si ripeteranno (manutenzioni straordinarie, leasing in scadenza ecc.). Naturalmente ci sono anche le nuove idee e i nuovi programmi di spesa da inserire. Novembre è il periodo ottimale per fare questa attività progettuale.
- Analisi degli scostamenti
Se fare il budget equivale a tracciare una rotta, l’analisi degli scostamenti significa misurare le differenze tra quanto ipotizzato e ciò che è realmente successo. Oltre al budget anche gli scostamenti rispetto a quanto accaduto nell’anno precedente offre interessanti spunti. Il momento ideale per svolgere questa attività è alla fine di ogni trimestre.
Un adeguato controllo di gestione richiede la redazione dei seguenti strumenti:
- budget dei costi dei materiali e lavorazioni esterne
- budget del costo orario dei dipendenti per ogni reparto e ufficio
- budget del costo orario dei macchinari utilizzati in produzione
- budget delle spese generali di ogni reparto e ufficio
- distinte base e cicli di lavorazione dei prodotti
- calcolo della quota di spese generali da attribuire ai prodotti
- calcolo dei costi di distribuzione per ogni cliente
- budget delle vendite con verifica saturazione della capacità produttiva
- analisi della redditività per cliente, articolo, zona, ecc.